Seien wir ehrlich - die meisten Unternehmen haben keine vorbildlichen Onboarding-Programme; noch schlimmer ist es, wenn es sich um ein Remote-Onboarding-Programm handelt.

Onboarding ist ein entscheidender erster Schritt, um neue Mitarbeiter auf den Erfolg in ihrer Rolle vorzubereiten, aber die meisten Onboarding-Programme umfassen nur administrative Checklisten.

Die neuen Mitarbeiter sind aufgeregt, aber wahrscheinlich auch nervös und haben viele Fragen, die sie vielleicht nicht stellen möchten. Und wenn der Einarbeitungsprozess ein kalter Verwaltungsaufwand ist, ist es unwahrscheinlich, dass sie sich ihrem neuen Vorgesetzten gegenüber äußern, weil sie fürchten, als zu negativ angesehen zu werden.

Stattdessen lassen sie ihren Frust an Orten wie Reddit aus:

Als ob das Onboarding nicht schon schlimm genug wäre, wird es durch die Umstellung auf Fernarbeit noch schlimmer. Remote-Onboarding ist eine besondere Herausforderung für neue Mitarbeiter, da die Kommunikation, die Teambildung und das Kennenlernen der Unternehmenskultur durch virtuelle Anrufe und Meetings schwieriger sind.

Die Folgen eines schlechten Einarbeitungsprogramms sind zu groß, um sie zu ignorieren.

Die Folgen schlechter Einarbeitungsprogramme sind zu groß, um sie zu ignorieren.

Eine Studie von BambooHR ergab, dass ein Drittel der Mitarbeiter ihren neuen Arbeitsplatz in den ersten sechs Monaten kündigen. Und das, nachdem die Unternehmen die Zeit und die Ressourcen aufgewandt haben, um sie überhaupt erst einzustellen. Diese Kosten können bis zu einem Drittel des Gehalts eines Mitarbeiters ausmachen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Manager und Unternehmen ein Onboarding-Programm entwickeln können, das den Erfolg von Mitarbeitern im Außendienst sicherstellt.

Inhaltsübersicht          

Wie unterscheidet sich das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters von dem eines Büroangestellten?

Virtuelle Onboarding-Herausforderungen

Wie man ein Onboarding-Programm für Remote-Mitarbeiter aufbaut

Der Schlüssel zum erfolgreichen Onboarding von Mitarbeitern im Ausland

Wie unterscheidet sich das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters von dem eines Büroangestellten?

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist eine völlig andere Erfahrung als das traditionelle Onboarding im Büro:

Onboarding im Büro

Wenn neue Mitarbeiter zum ersten Mal ins Büro kommen, kann ihr Vorgesetzter sie begrüßen, sie zu ihrem Schreibtisch begleiten, nachdem sie den Kollegen vorgestellt wurden, und alle Fragen beantworten, die sie haben.

Der Vorgesetzte ist in hohem Maße involviert. Diese persönliche Interaktion hilft neuen Mitarbeitern, ihre Ängste abzubauen und sich einzuleben.

Onboarding aus der Ferne

Das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters erfordert viel mehr Kommunikation als das Onboarding im Büro. Es gibt soziale Anhaltspunkte, die Angestellte im Büro wahrnehmen können, aber nicht die Möglichkeit dazu haben.

An einem entfernten Arbeitsplatz werden die neuen Mitarbeiter an ihrem ersten Tag wahrscheinlich einen virtuellen Anruf von ihrem Vorgesetzten erhalten. Dabei kann es sich um ein langes 1-2-stündiges Gespräch handeln, in dem alles besprochen wird, von der Einrichtung des Computers bis zur Festlegung von Zielen und der Klärung von Prioritäten.

Von den neuen Remote-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie sich schnell zurechtfinden und ihre neue Rolle verstehen.

Herausforderungen beim virtuellen Onboarding

Das virtuelle Onboarding bringt besondere Herausforderungen mit sich, mit denen sich Teams, die im Büro arbeiten, nicht auseinandersetzen müssen. Hier sind drei Herausforderungen des Remote-Onboarding.

Kommunikation

Unabhängig davon, ob es sich um ein Büro- oder ein Remote-Team handelt, muss der Vorgesetzte häufig mit seinen neuen Mitarbeitern kommunizieren, um ihnen die Eingewöhnung in ihre neue Rolle zu erleichtern. Aber die neuen Mitarbeiter zögern vielleicht, vor Ort Fragen zu stellen. Sie wollen ihre Vorgesetzten nicht belästigen, wenn diese beschäftigt sind, und einen schlechten ersten Eindruck hinterlassen. Dies kann dazu führen, dass der Mitarbeiter ohne tägliche Zielvorgaben auf der Stelle tritt.

Der technische Support kann noch frustrierender werden

Im Büro gibt es wahrscheinlich einen technischen Support, der dafür sorgt, dass E-Mail, Computer, Telefon usw. am ersten Tag eingerichtet sind. In einer entfernten Umgebung, in der diese Hilfe nicht persönlich verfügbar ist, kann die technische Einrichtung viel länger dauern und noch frustrierender sein.

Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur

Die größte Herausforderung beim Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne besteht darin, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren. Damit sich neue Mitarbeiter zugehörig fühlen, ist es wichtig, dass sie Menschen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens treffen und kennen lernen. Wenn sie diese Gelegenheit nicht bekommen, kann sich schnell Isolation einschleichen und die Fähigkeit der Mitarbeiter, sich schnell in ihre Rolle einzufinden, beeinträchtigen.

In einer Studie von Forschern der Portland State University School of Business Administration wurde beispielsweise festgestellt, dass "neue Softwareingenieure in Indien, die keine sinnvollen Beziehungen zu ihren Kollegen aufbauen konnten, weniger Informationen über das Unternehmen einholten - ein Verhalten, das für den Erfolg von Neueinsteigern entscheidend ist."

Wie man ein Onboarding-Programm für Remote-Mitarbeiter aufbaut

Das Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne muss nicht hinter dem Onboarding vor Ort zurückstehen. Es gibt Best Practices, die Unternehmen anwenden können, um Mitarbeiter aus der Ferne schnell angemessen vorzubereiten und in das Unternehmen zu integrieren.

Schritt 1: Frühes Onboarding

Ein gutes Onboarding-Programm beginnt schon vor dem ersten Tag. Neue Mitarbeiter werden viele Fragen haben und neugierig auf die Teamkultur sein. Um ihren Enthusiasmus zu nutzen und ihnen die Nervosität zu nehmen, können die Führungskräfte ihnen Ressourcen zur Verfügung stellen, die den Kontext liefern und ihre Fragen beantworten.

Manager sollten mit der Weitergabe von Informationen beginnen wie:

Mit wem sie zusammenarbeiten werden.

Wertvolle Ressourcen über ihre Branche oder ihr Produkt.

Strategiedokumente in Bezug auf ihre Rolle

Manche Manager stellen sogar eine FAQ für neue Mitarbeiter zusammen, die Antworten auf häufig gestellte Fragen enthält, oder eine Präsentation, in der sich die künftigen Kollegen vorstellen. Ein Slide Deck ist ein großartiges Instrument, um ihnen ein Gefühl dafür zu vermitteln, wer sonst noch zum Team gehört und wie ihre Rolle mit anderen in ihrer Abteilung oder dem Unternehmen insgesamt zusammenhängt.

Schritt 2: Besprechen Sie die Grundlagen des Onboarding

Erstellen Sie eine administrative Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Schritte im Onboarding-Prozess übersehen. Dazu gehören Aufgaben wie:

Einrichten der neuen Mitarbeiter mit der richtigen Software und Ausrüstung.

Unterzeichnung der erforderlichen Beschäftigungsdokumente.

Versenden eines Zeitplans für den ersten Tag mit Einführungsgesprächen

Es ist wichtig, dass die anderen Teammitglieder wissen, was auf dieser Checkliste steht, damit sie eine bessere Vorstellung davon haben, was sie für die Einführungsgespräche vorbereiten müssen, an denen sie möglicherweise teilnehmen werden.

Schritt 3: Ein guter Start am ersten Tag

Manager sollten den ersten Tag ihres neuen Mitarbeiters so detailliert wie möglich planen, um sicherzustellen, dass die Erfahrung aufregend und einnehmend ist, und um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Da sie keine anderen Mitarbeiter beobachten können und auch kein Arbeitsumfeld haben, an dem sie sich orientieren können, ist es wichtig, den neuen Mitarbeitern genug zu tun zu geben, damit sie in ihrer ersten Woche nicht lange Zeit mit wenig Arbeit zu tun haben. Überfordern Sie sie jedoch nicht mit zu vielen Besprechungen oder Aufgaben, und seien Sie immer für Fragen und Rückfragen erreichbar.

Bieten Sie einen herzlichen Empfang

IDEO, ein international renommiertes Designunternehmen, hat eine Strategie entwickelt, um die Nervosität vieler Mitarbeiter am ersten Tag zu lindern: Diejenigen, die das Vorstellungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter geführt haben, schicken ihm ein Begrüßungsschreiben, das mit den Worten beginnt: "Wir halten Sie für eine große Nummer, und hier ist der Grund dafür".

Dies mag wie eine kleine Maßnahme erscheinen, aber solche Bemühungen zeigen den Mitarbeitern, dass sie als Mitglieder des Teams willkommen sind. Außerdem werden auf diese Weise Beziehungen geknüpft, die es ihnen erleichtern, sich in Zukunft zu melden.

Neue Mitarbeiter mit ihren Kollegen bekannt machen

Nach einer herzlichen Begrüßung sollten neue Mitarbeiter persönliche Treffen mit ihren Vorgesetzten und Kollegen vereinbaren, mit denen sie eng zusammenarbeiten werden. Eine der größten Herausforderungen der Fernarbeit ist die Isolation. Um neue Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren, ist ein persönliches Treffen unerlässlich.

Diese persönlichen Treffen dienen in erster Linie dazu, neue Teammitglieder vorzustellen, aber sie sind auch eine gute Gelegenheit, Beziehungen aufzubauen, die für das Vorankommen eines neuen Mitarbeiters entscheidend sind.

Schritt 4: Stellen Sie entfernten Mitarbeitern einen "Onboarding-Buddy" zur Seite.

Zusätzlich zu den persönlichen Treffen mit den Teammitgliedern kann die Zusammenarbeit mit einem "Onboarding Buddy" die Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen erleichtern.

Netapp, ein Unternehmen für Cloud-Dienste in Kalifornien, stellt jeden Sommer 200 Praktikanten ein. Teil des Onboarding-Programms ist es, ihnen einen Buddy für ihr Praktikum zuzuweisen. Diese Strategie stärkt die Teamkultur und fördert die Zusammenarbeit zwischen den neuen Praktikanten.

In einem HBR-Artikel berichtet Microsoft über sein Onboarding-Pilotprogramm, bei dem jedem neuen Mitarbeiter ein Kollege zugewiesen wird, der bereits seit einiger Zeit im Unternehmen tätig ist. Sie fanden heraus, dass ein Onboarding-Buddy:

dem neuen Mitarbeiter einen wichtigen Kontext bietet.

die Produktivität steigerte.

die Arbeitszufriedenheit erhöhte.

Schritt 5: Aufbau von Vertrauen und Zugehörigkeit in den ersten 30-60-90 Tagen.

In den ersten 90 Tagen sollten neue Mitarbeiter Beziehungen zu ihren Kollegen aufbauen, ihre Arbeit lernen, ihre Ideen einbringen und konstruktives Feedback erhalten.

Der Managementtheoretiker Simon Sinek schlägt in seinem TedTalk aus dem Jahr 2014 vor, dass große Führungskräfte ihren Mitarbeitern ein Gefühl der Sicherheit vermitteln. Er stützt sich dabei auf seine Erfahrungen aus Interviews mit Marinesoldaten, um zu verstehen, warum diese sich so bereitwillig in Gefahr begeben, um ihre Teammitglieder zu retten. "Sie hätten dasselbe für mich getan", war die Antwort, die sie alle gaben.

Das Hauptziel des Onboarding ist nicht, dass neue Mitarbeiter so schnell wie möglich anfangen können, sondern dass sie Vertrauen aufbauen, damit sie sich als Teil eines fleißigen Teams fühlen.

Schritt 6: Mentoren bereitstellen

Ähnlich wie die Bereitstellung von Gleichaltrigen für neue Mitarbeiter, die ihnen helfen, sich an ihre neue Rolle und das Unternehmen zu gewöhnen, sind Mentoren für die weitere Entwicklung der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Mentoren unterscheiden sich von Managern dadurch, dass sie sich eher um die ganzheitliche Verbesserung und das Wachstum ihrer Auszubildenden kümmern als um spezifische Leistungskennzahlen. Mentoren sind Wegweiser und Berater, auf die sich die Mitarbeiter stützen können, um eine unvoreingenommene Sichtweise zu erhalten.

Frühzeitig geknüpfte Mentoring-Beziehungen stehen in einem positiven Zusammenhang mit der Produktivität und dem Selbstvertrauen der Mitarbeiter fünfeinhalb Jahre später. Die Wirkung dieser Art von Unterstützung ist von unschätzbarem Wert.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne

Onboarding-Programme für Remote-Mitarbeiter sind schwieriger als Onboarding-Programme für Mitarbeiter vor Ort, da es schwieriger ist, von zu Hause aus zu kommunizieren und die Teamkultur kennenzulernen. Um ein erfolgreiches Onboarding-Programm zu erstellen, müssen sich Manager darauf konzentrieren, ein Gefühl des Vertrauens und der Zugehörigkeit innerhalb ihrer Teams aufzubauen.

Wenn Unternehmen die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können sie ein Onboarding-Programm für Remote-Mitarbeiter entwickeln, das mehr ist als eine Checkliste für die Personalabteilung, sondern ein Prozess, der neue Mitarbeiter effektiv in das Unternehmen integriert und den Weg für ihren Erfolg ebnet.